VORTEX INTEGRATED MARITIME
Kebijakan Privasi
Privacy Policy
Diperbarui pada: 27 Oktober 2026
Updated on: October 27, 2026
Privasi Anda Penting Bagi Kami
Di VORTEX INTEGRATED MARITIME, kami peduli pada privasi Anda dan berkomitmen melindungi informasi pribadi Anda. Kebijakan ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pribadi saat Anda memakai platform Crew Management kami, yang mencakup Document Vault, Magic Scan, pengajuan dokumen, notifikasi kadaluarsa, dan unduh CV, baik lewat peramban, aplikasi yang dipasang dari peramban (PWA), maupun aplikasi Android.
Kebijakan ini berlaku untuk data yang dikelola langsung oleh VORTEX INTEGRATED MARITIME. Kami tidak bertanggung jawab atas tindakan atau kebijakan privasi pihak ketiga yang tertaut dengan layanan kami. Demi keamanan Anda, gunakan hanya alamat dan aplikasi resmi kami.
Dengan menggunakan layanan ini, Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi sebagaimana dijelaskan dalam kebijakan ini. Kebijakan Privasi ini merupakan bagian dari ketentuan layanan kami. Bila Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi kami.
Your Privacy Is Important To Us
At VORTEX INTEGRATED MARITIME, we care about your privacy and are committed to protecting your personal information. This policy explains how we collect, use, and protect personal data when you use our Crew Management platform, which includes the Document Vault, Magic Scan, document requests, expiry notifications, and CV download, whether through a browser, an app installed from the browser (PWA), or our Android app.
This policy applies only to data managed directly by VORTEX INTEGRATED MARITIME. We are not responsible for the actions or privacy policies of third parties linked to our services. For your safety, use only our official address and app.
By using this service, you agree to the collection and use of information as described in this policy. This Privacy Policy is part of our terms of service. If you have any questions, please contact us.
Data yang Dikumpulkan dan Tujuannya
Tujuan utama kami mengumpulkan data adalah untuk membuat dan mengelola akun, mengelola data dan dokumen crew, memproses pengajuan dokumen, mengirim pengingat dokumen yang akan kadaluarsa, menjaga keamanan akun dan mencegah penyalahgunaan, serta menyusun laporan untuk manajemen internal.
Nama, email atau nomor telepon, dan kata sandi wajib diisi untuk membuat akun. Dokumen, pas foto, dan data untuk CV diisi sesuai kebutuhan layanan yang Anda pakai.
Data Collected and Its Purpose
Our main purposes for collecting data are to create and manage accounts, manage crew data and documents, process document requests, send reminders for documents about to expire, keep accounts secure and prevent misuse, and prepare reports for internal management.
Name, email or phone number, and a password are required to create an account. Documents, photo, and CV data are provided as needed for the services you use.
Informasi yang Terkumpul Otomatis
Saat Anda mengakses layanan, penyedia infrastruktur kami (Google dan penyedia hosting halaman web) dapat mencatat data teknis standar seperti alamat protokol internet (IP), jenis peramban dan sistem operasi, serta waktu akses sebagai bagian dari operasi layanan mereka. Kami tidak memasang pelacak iklan atau pelacak pihak ketiga pada halaman kami.
Layanan menyimpan preferensi tema (terang atau gelap) dan sesi masuk pada penyimpanan peramban perangkat Anda agar layanan berfungsi. Bila Anda menolak atau menghapus penyimpanan ini, sebagian fungsi dapat terpengaruh.
Automatically Collected Information
When you access the service, our infrastructure providers (Google and the web hosting provider) may record standard technical data such as internet protocol (IP) address, browser type and operating system, and access time as part of operating their services. We do not place advertising or third-party trackers on our pages.
The service stores your theme preference (light or dark) and sign-in session in your device's browser storage so that it can function. If you refuse or clear this storage, some functions may be affected.
Kamera, Gambar, dan Magic Scan
Dengan izin kamera dari Anda, aplikasi dapat mengambil foto dokumen (misalnya Passport, Buku Pelaut, atau sertifikat) untuk fitur Magic Scan. Anda juga dapat mengunggah berkas PDF, JPG, atau PNG. Hasil pembacaan selalu Anda periksa sebelum disimpan ke Document Vault.
Kami tidak menggunakan izin kamera selain untuk mengambil gambar dokumen. Anda dapat menonaktifkan izin ini kapan saja lewat pengaturan perangkat atau peramban.
Camera, Images, and Magic Scan
With your camera permission, the app can take photos of documents (for example a Passport, Seaman Book, or certificate) for the Magic Scan feature. You can also upload PDF, JPG, or PNG files. You always review the reading result before it is saved to the Document Vault.
We do not use the camera permission for anything other than capturing document images. You can disable this permission at any time through your device or browser settings.
Pemrosesan oleh Penyedia AI
Untuk membaca isi dokumen, Magic Scan mengirim gambar atau berkas dokumen ke penyedia layanan AI pihak ketiga yang dikonfigurasi oleh pengelola, yaitu Anthropic atau Google (Gemini API). Pengiriman dilakukan hanya setelah Anda menyatakan persetujuan pemrosesan dokumen pada layar Magic Scan. Hasil bacaan dipakai untuk mengisi nomor, tanggal, dan Kode Pelaut yang kemudian Anda periksa.
Penyedia tersebut memiliki kebijakan privasi sendiri: Anthropic dan Google. Bila Anda tidak ingin dokumen diproses oleh penyedia AI, jangan memberi persetujuan dan isi data dokumen secara manual.
Processing by AI Providers
To read document contents, Magic Scan sends the document image or file to a third-party AI service provider configured by the operator, namely Anthropic or Google (Gemini API). Sending occurs only after you give consent for document processing on the Magic Scan screen. The reading result is used to fill in the number, dates, and Seafarer Code, which you then review.
These providers have their own privacy policies: Anthropic and Google. If you do not want your documents processed by an AI provider, do not give consent and enter the document data manually.
Perizinan Aplikasi
Layanan ini hanya memerlukan izin berikut:
- Kamera (
android.permission.CAMERA) untuk mengambil foto dokumen pada Magic Scan dan pas foto. Hanya digunakan saat Anda memilih mengambil foto. - Internet untuk berkomunikasi dengan server layanan.
Layanan tidak meminta akses ke daftar kontak, lokasi, atau Bluetooth.
App Permissions
This service requires only the following permissions:
- Camera (
android.permission.CAMERA) to take photos of documents for Magic Scan and a profile photo. Used only when you choose to take a photo. - Internet to communicate with the service servers.
The service does not request access to your contacts, location, or Bluetooth.
Notifikasi dan Email
Pengingat dokumen yang akan kadaluarsa ditampilkan di dalam aplikasi lewat ikon lonceng. Bila diaktifkan oleh pengelola, kami juga dapat mengirim ringkasan email harian dan kode verifikasi (OTP) ke alamat email Anda lewat layanan email Google. Kami menggunakan email Anda untuk menghubungi Anda terkait akun dan pengajuan dokumen.
Notifications and Email
Reminders for documents about to expire are shown inside the app through the bell icon. When enabled by the operator, we may also send a daily email summary and a verification code (OTP) to your email address through Google's email service. We use your email to contact you about your account and document requests.
Pengungkapan Informasi Anda
Kami tidak menjual informasi pribadi Anda. Informasi hanya dibagikan sebagaimana dijelaskan berikut:
- Kepada pengguna yang berhak dalam sistem sesuai peran dan lingkup: Admin dapat melihat seluruh data, Manager Agency hanya crew dan pengajuan dalam lingkupnya, dan Crew hanya data miliknya.
- Kepada penyedia layanan yang memproses data atas nama kami, yaitu infrastruktur Google (Sheets, Drive, Apps Script, dan email) serta penyedia AI untuk Magic Scan setelah Anda menyetujuinya.
- Bila diwajibkan atau diizinkan hukum, misalnya untuk mematuhi perintah pengadilan, menanggapi permintaan resmi pemerintah, atau menyelidiki penipuan dan penyalahgunaan.
- Dalam hal merger, penjualan aset, atau akuisisi seluruh atau sebagian bisnis kami. Anda akan diberi tahu bila terjadi perubahan status hukum usaha kami.
Disclosure of Your Information
We do not sell your personal information. Information is shared only as described below:
- With authorized users in the system according to role and scope: Admins can see all data, Agency Managers only the crew and requests within their scope, and Crew only their own data.
- With service providers who process data on our behalf, namely Google infrastructure (Sheets, Drive, Apps Script, and email) and the AI provider for Magic Scan once you consent.
- When required or permitted by law, for example to comply with a court order, respond to an official government request, or investigate fraud and misuse.
- In the event of a merger, asset sale, or acquisition of all or part of our business. You will be notified if the legal status of our business changes.
Keamanan
Kami mengambil langkah yang wajar untuk melindungi informasi Anda dari akses tidak sah, kehilangan, penyalahgunaan, atau perubahan, antara lain:
- Kata sandi disimpan sebagai hash, bukan teks biasa.
- Berkas dokumen disimpan di folder privat dan hanya dibuka lewat sistem sesuai peran dan lingkup.
- Akses data dibatasi berdasarkan peran (Admin, Manager Agency, Crew).
- Akun dikunci sementara setelah beberapa kali percobaan login yang gagal.
- Komunikasi dengan layanan memakai koneksi terenkripsi (HTTPS).
Meski demikian, tidak ada metode transmisi melalui internet atau penyimpanan elektronik yang 100% aman, sehingga kami tidak dapat menjamin keamanan mutlak. Jangan memberikan username, kata sandi, atau kode verifikasi Anda kepada siapa pun. Kami tidak akan pernah meminta kata sandi atau kode verifikasi Anda. Bila Anda menerima permintaan semacam itu yang mengatasnamakan kami, jangan menanggapinya dan segera laporkan kepada kami.
Security
We take reasonable steps to protect your information from unauthorized access, loss, misuse, or alteration, including:
- Passwords are stored as hashes, not plain text.
- Document files are stored in a private folder and opened only through the system according to role and scope.
- Data access is restricted by role (Admin, Agency Manager, Crew).
- Accounts are temporarily locked after several failed login attempts.
- Communication with the service uses encrypted connections (HTTPS).
Nevertheless, no method of transmission over the internet or electronic storage is 100% secure, so we cannot guarantee absolute security. Do not share your username, password, or verification code with anyone. We will never ask for your password or verification code. If you receive such a request in our name, do not respond and report it to us immediately.
Tautan ke Situs Lain
Layanan dapat memuat tautan ke situs atau layanan lain, misalnya WhatsApp untuk grup pengajuan dan bantuan. Situs tersebut tidak dioperasikan oleh kami, dan kami tidak mengendalikan atau bertanggung jawab atas konten, kebijakan privasi, maupun praktiknya. Kami menyarankan Anda meninjau kebijakan privasi masing-masing situs.
Links to Other Sites
The service may contain links to other sites or services, for example WhatsApp for request groups and support. Those sites are not operated by us, and we do not control or take responsibility for their content, privacy policies, or practices. We recommend reviewing the privacy policy of each site.
Privasi Anak
Layanan ini ditujukan bagi crew dan pengelola yang sudah dewasa dan tidak ditujukan bagi anak di bawah 18 tahun. Kami tidak secara sadar mengumpulkan informasi pribadi dari anak di bawah usia tersebut. Bila kami mengetahui hal itu terjadi, kami akan menghapusnya. Orang tua atau wali yang mengetahui anaknya memberikan data kepada kami dapat menghubungi kami agar kami dapat mengambil tindakan.
Children's Privacy
This service is intended for adult crew and administrators and is not intended for children under 18. We do not knowingly collect personal information from children under that age. If we learn that this has happened, we will delete it. Parents or guardians who learn that their child has given us data may contact us so that we can take action.
Akses ke Informasi Pribadi
Anda dapat melihat dan memperbarui data profil, dokumen, dan data untuk CV Anda melalui aplikasi. Bila ada data yang tidak dapat Anda ubah sendiri, atau bila Anda ingin meminta salinan atau koreksi, hubungi kami lewat WhatsApp pada bagian Kontak.
Access to Personal Information
You can view and update your profile, document, and CV data through the app. If there is data you cannot change yourself, or if you want to request a copy or a correction, contact us through WhatsApp in the Contact section.
Penyimpanan Data
Kami menyimpan informasi Anda selama akun Anda aktif atau selama diperlukan untuk menyediakan layanan. Akun yang dihapus terlebih dahulu dinonaktifkan, lalu dibersihkan permanen setelah masa tenggang. Kami dapat menyimpan informasi yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum, menyelesaikan perselisihan, dan menegakkan perjanjian kami.
Data Retention
We keep your information while your account is active or as long as needed to provide the service. A deleted account is first deactivated and then permanently purged after a grace period. We may retain information necessary to comply with legal obligations, resolve disputes, and enforce our agreements.
Penarikan Persetujuan dan Penghapusan
Anda dapat menarik persetujuan atas pengumpulan dan penggunaan data pribadi sebagaimana diatur dalam kebijakan ini dan meminta penghapusan data pribadi sesuai hukum yang berlaku. Penarikan persetujuan dan penghapusan data dapat mengakibatkan Anda tidak lagi dapat mengakses atau memakai layanan.
Permintaan penghapusan akun dilakukan lewat Customer Support WhatsApp. Ikuti petunjuk pada halaman Hapus Akun. Admin akan memeriksa dan menghapus akun dalam waktu 2x24 jam.
Withdrawal of Consent and Deletion
You may withdraw your consent to the collection and use of personal data as set out in this policy and request deletion of personal data in accordance with applicable law. Withdrawing consent and deleting data may mean you can no longer access or use the service.
Account deletion requests are made through WhatsApp Customer Support. Follow the instructions on the Delete Account page. An Admin will review and delete the account within 2x24 hours.
Perubahan Kebijakan
Kami dapat memperbarui kebijakan privasi ini untuk mencerminkan perubahan praktik kami. Untuk perubahan yang bersifat materi, kami dapat memberi tahu Anda lewat email, informasi di situs, atau aplikasi sebelum atau sesudah perubahan berlaku. Tanggal pembaruan terbaru tercantum di bagian atas halaman ini.
Policy Changes
We may update this privacy policy to reflect changes in our practices. For material changes, we may notify you by email, on the website, or in the app before or after the change takes effect. The latest update date is shown at the top of this page.
Kontak
Bila Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan ini atau data pribadi Anda, hubungi kami lewat WhatsApp.
Contact
If you have questions about this policy or your personal data, contact us through WhatsApp.